Neues UV-Meldeverfahren ab 2017

Der Lohnnachweis wird digital: Ab Dezember 2016 müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm einen so genannten Stammdatenabgleich durchführen. Das ist der erste Schritt zu einem neuen digitalen Lohnnachweis ab 2017.

Logo Digitaler Lohnnachweis
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Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 1. Januar 2017 beginnt die Übergangsphase, nach der das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem digitalen Lohnnachweis abgelöst wird:

Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 ist erstmals auf diesem neuen digitalen Weg bis zum 16. Februar 2017 zu übermitteln.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis online über BGdirekt oder mit Lohnnachweisvordruck zu erstatten. Der altbekannte Lohnnachweis ist nach wie vor auch dann zu übermitteln, wenn keine Arbeitnehmer beschäftigt werden. Gehen Lohnnachweise nicht oder nicht rechtzeitig ein, schätzt die BG Verkehr die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Zusätzlich sind Arbeitgeber seit 1. Januar 2016 verpflichtet, im Meldeverfahren zur Sozialversicherung (DEÜV-Verfahren) eine gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung für jeden Arbeitnehmer abzugeben. Die „UV-Jahresmeldung“ ersetzt nicht den Lohnnachweis, sondern dient allein der Deutschen Rentenversicherung als Prüfgrundlage. Die Meldung wird daher auch in Zukunft parallel zum digitalen Lohnnachweis abzugeben sein.

Warum parallele Meldeverfahren?

Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Die Übergangsregelung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen. Tipp: Es sollte immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms genutzt werden.

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten notwendig. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf der Stammdaten erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das ist erstmals ab Dezember 2016 möglich.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer (BBNRUV):
    • Für Unternehmen der BG Verkehr: 15141364
    • Für Unternehmen der Sparte Post, Postbank und Telekom: 66337061
    • Für Unternehmen der Seeschifffahrt: 99011352
  • Mitgliedsnummer:
    • Für Unternehmen der BG Verkehr: neunstellig
    • Für Unternehmen der Sparte Post, Postbank und Telekom: vierstellig
    • Für Unternehmen der Seeschifffahrt: achtstellig
  • PIN

Die Zugangsdaten werden von der BG Verkehr Ende November 2016 schriftlich mitgeteilt. Tipp: Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, müssen die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst wird die meldende/abrechnende Stelle registriert. Die BG Verkehr erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Mitgliedsnummer:
    • für Unternehmen der BG Verkehr: neunstellig
    • für Unternehmen der Sparte Post, Postbank und Telekom: vierstellig
    • für Unternehmen der Seeschifffahrt: achtstellig
  • Betriebsnummer (BBNRUV):
    • für Unternehmen der BG Verkehr: 15141364
    • für Unternehmen der Sparte Post, Postbank und Telekom: 66337061
    • für Unternehmen der Seeschifffahrt: 99011352
  • Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
    • Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    • Geleistete Arbeitsstunden
    • Anzahl der Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm die PIN und weitere technische Merkmale übertragen, die es der BG Verkehr ermöglichen, die meldenden/abrechnenden Stellen zu erkennen.

Hat das Unternehmen mehrere meldende/abrechnende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die BG Verkehr erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. Die Ausfüllhilfe wird Ihnen ab Januar 2017 zur Verfügung stehen.

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