Datenschutzhinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung des Videokonferenzsystems "Cisco Webex" bei der BG Verkehr (Art. 13 DS-GVO)

„Cisco Webex“ wurde von der BG Verkehr über die Telekom Deutschland GmbH beschafft. Die Webex Konferenz- und Kollaborationslösungen werden durch die Firma Cisco Systems, Inc. mit Hauptsitz in den USA erbracht. Zwischen der BG Verkehr und der Telekom wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DS-GVO) geschlossen.

Darüber hinaus gelten die Datenschutzerklärungen der Telekom Deutschland GmbH, sowie der Firma Cisco Systems, Inc.

Abkürzungen:
DS-GVO: Datenschutz-Grundverordnung
SGB: Sozialgesetzbuch

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche Stelle ist

22765 Hamburg

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

E-Mail: datenschutz@bg-verkehr.de

2. Was ist der Zweck der Verarbeitung?

Die BG Verkehr ist im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenerfüllung verpflichtet, die erforderlichen Daten zu erheben und zu verarbeiten. Zu unseren Aufgaben gehört es u. a., für die erforderliche Aus-, Fort- und Weiterbildung derjenigen Personen zu sorgen, die in den Unternehmen mit der Durchführung von Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren sowie mit der Ersten Hilfe betraut sind (§ 199 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 i. V. m. § 23 SGB VII). Eine Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch uns nur, soweit dies zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich ist. Eine Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten, die für einen konkreten Zweck erhoben wurden, ist nur zulässig, wenn sie für eine andere Aufgabe zwingend erforderlich sind, die uns gesetzlich zugewiesen wurde.

Die vollständige Übersicht unserer gesetzlichen Aufgaben ist in § 199 SGB VII geregelt.

Das Tool „Cisco Webex“ wird genutzt, um die der BG Verkehr obliegenden, vorstehend beschriebenen Aufgaben auch digital erfüllen zu können.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?

a. Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorschriften

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. von Sozialdaten im Rahmen der Aufgabenerfüllung der BG Verkehr als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DS-GVO in Verbindung mit den jeweiligen Vorschriften im Sozialgesetzbuch, insbesondere SGB VII.

b. Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung

Nach den von der BG Verkehr getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten des verantwortlichen Organisators in einem Webmeeting verarbeitet. Personenbezogene Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmende werden erhoben, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat, Audio oder Video in das Webmeeting einbringen.

Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ erklären.

Sofern ein Webmeeting durch den verantwortlichen Organisator aufgezeichnet werden soll, werden Sie gesondert um Ihre diesbezügliche Einwilligung gebeten. Verweigern Sie diese, kann dies zur Folge haben, dass Sie an dem Webmeeting nicht teilnehmen können. Sie haben aber in diesem Fall die Möglichkeit, die Aufzeichnung später anzusehen, so dass Ihnen aus der Nicht-Erteilung keinerlei Nachteile entstehen.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Registrierungsinformationen: E-Mail-Adresse, Aktivierungscodes, Konferenzcodes, Benutzername, Kennwort, Vorname, Nachname, Firmenname, Organisations-ID
• Konfigurations- und Kommunikationsdaten: Gerätename, Geoinformationen, IP-Adresse, Typ und Version des Betriebssystems, Client Version, MAC-Adresse des genutzten Clients, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp
• Konferenzinformationen: Titel des Meetings, Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings, Anzahl der Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen)
• Bei Einwahl mit dem Telefon: ein- und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit)
• Text-, Audio- und Videodateien: Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- und Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und gegebenenfalls aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgerätes sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera und das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“ Applikationen abschalten bzw. stumm stellen. Die Voreinstellungen werden vonseiten der BG Verkehr so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie dieses selbst veranlasst haben.

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht explizit zur Weitergabe bestimmt sind.

Die mit der technischen Realisierung des Services „Cisco Webex“ beauftragten Firmen

• Telekom Deutschland GmbH als Auftragsverarbeiter und
• Cisco Systems, Inc. als Subunternehmer

erhalten notwendigerweise Kenntnis von den obengenannten Daten, soweit dies im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen und erforderlich ist.

6. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

„Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die für die Vertragserfüllung erforderlichen Daten in einem Drittland statt. Insbesondere erfolgt keine Übermittlung oder Verarbeitung von Sozialdaten in ein Drittland.

Der Service „Cisco Webex“ wird technisch über Server in verschiedenen, weltweitverteilten Rechenzentren betrieben. Alle Inhalte die Teilnehmende über „Cisco Webex“ teilen (z. B. Texte, Dokumente, Bilder, Chats) werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt auf Servern in der EU gespeichert.

Die Telekom Deutschland GmbH hat mit der als Subunternehmer eingesetzten Firma Cisco Systems, Inc. Standardvertragsklauseln vereinbart, durch welche für die in einem Drittland verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Vertragsabwicklung nach Maßgabe des Art. 46 DS-GVO geeignete Garantien bestehen.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die Sie betreffen und die wir verarbeiten (Art. 15 DS-GVO). Darüber hinaus haben Sie auch das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) Ihrer personenbezogenen Daten. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen dieser Vorschriften erfüllt sein.

9. Ihr Widerrufsrecht

Wie oben beschrieben, beruht die Datenverarbeitung durch die BG Verkehr grundsätzlich auf einer gesetzlichen Grundlage. In diesen Fällen steht Ihnen kein Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO) zu.

Soweit die Datenverarbeitung jedoch mit Ihrer Einwilligung vorgenommen wurde, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Allerdings gilt der Widerruf Ihrer Einwilligung nur für die Zukunft und nicht für die Vergangenheit. Die bis zu dem Zeitpunkt Ihres Widerrufs vorgenommene Datenverarbeitung bleibt damit rechtmäßig.

Den Widerruf müssen Sie gegenüber der BG Verkehr erklären. Sie finden unsere Kontaktdaten unter "1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?" dieser Datenschutzhinweise.

10. Ihr Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich auch an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: