Covid-19-Maßnahmen der Prüf- und Zertifizierungsstelle

Umgang der Prüf- und Zertifizierungsstelle des Fachbereich Verkehr und Landschaft mit der Corona-Pandemie und damit verbundene Anpassungen der Prüf- und Auditierungstätigkeit

Um das Ansteckungsrisiko zu minimieren gilt es, den Zeitaufwand für Vor-Ort-Prüfungen / Audits durch eine optimale Vorbereitung so gering wie möglich zu halten. Dazu muss die erforderliche Dokumentation vor Beginn eines Vor-Ort-Termins vorliegen und vom Prüfer / Auditor als ausreichend bewertet worden sein. Die notwendigen Vorbereitungen zur Durchführung werden soweit wie möglich im Büro bzw. Homeoffice getroffen. Soweit es rechtlich zulässig ist, wird der Aufwand vor Ort auf das notwendige Minimum reduziert. Im Zweifelsfall ist Rücksprache mit dem Leiter der Prüf- und Zertifizierungsstelle zu halten.

Falls die notwendigen Voraussetzungen nicht eingehalten werden können, müssen mit dem Auftraggeber mögliche Alternativen (z. B. Remote-Audit / -Prüfung oder eine außerordentliche Verlängerung) abgestimmt werden.

Vorgehensweise

Vorlauf

  • Abstimmung mit dem Auftraggeber über den Umfang des Auftrages.
  • Der Auftraggeber muss der Prüfstelle vor dem Vor-Ort-Termin bestätigen,
    • wer zentraler Ansprechpartner ist,
    • dass die Voraussetzungen zu Einhaltung der allgemeinen Covid-19-Schutzmaßnahmen gegeben sind,
    • welche spezifischen Covid-19-Maßnahmen (z.B. innerbetriebliche Verkehrsregelungen, Nutzungsbedingungen) seitens des Kunden gelten,
    • dass ein ausreichend großer Beratungsraum ausschließlich für Prüfer / Auditoren und den betreuenden Mitarbeiter zur Prüfung der Dokumentation bereitgestellt wird,
    • dass für Produktprüfungen vollständig funktionsfähige Prüfobjekte und eine geeignete Umgebung zur Verfügung stehen,
    • dass sichergestellt ist, dass keine anderen außer die jeweils erforderlichen Personen am Prüfobjekt arbeiten oder im auditierten Bereich sind,
    • dass ausschließlich die Fachmitarbeiter, die zur Erläuterung von eventuellen Fragen erforderlich sind, an den Prüfungen / Audits teilnehmen (zeitlich begrenzt),
    • welche Wasch- bzw. Sanitärräume im Unternehmen wann genutzt werden können.
  • Nach Erhalt der Bestätigung: Prüfung / Audit durchführen.

Prüfung / Auditierung

  • Zusätzlich zu den Vorgaben aus allen anderen relevanten Dokumenten (z. B. Prüfgrundsätze, Normen etc.) sind vor Ort folgende Aspekte zu berücksichtigen:
    • Der Kontakt mit Mitarbeitern vor Ort muss so gering als möglich gehalten werden.
    • Die allgemeingültigen Vorgaben für die Covid-19-Schutzmaßnahmen sind einzuhalten (z. B. Abstandsregeln, generelle Benutzung eines Mund-Nasen-Schutzes während des Aufenthalts im Unternehmen, nach Möglichkeit Benutzung von Atemschutz FFP 2).
    • Berücksichtigung der im Bestätigungsschreiben vom Kunden und der unter "Vorlauf" genannten Rahmenbedingungen für den Vor-Ort-Termin.
  • Falls die erforderlichen Covid-19-Schutzmaßnahmen nicht eingehalten werden können, ist der Termin abzubrechen und ein entsprechender Zwischenbericht zu erstellen. Das Original geht an die Leitung des Zertifizierungsbereichs, eine Kopie an den Auftraggeber.
  • Der erforderliche Vor-Ort-Termin kann ggf. nach Rückmeldung durch den Zertifizierer oder bei Änderungen der Covid-19-Schutzmaßnahmen nach- oder wiederholt werden.

Wir bitten um Ihr Verständnis für sich möglicherweise ergebende Einschränkungen bei unseren Dienstleistungen. Bleiben Sie gesund!

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